テキスト・過去問集 秘書検定

【秘書検定2級受験生へ】出やすい問題7選で速習！

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秘書検定2級の勉強を始めたばかりの方へ。

  • 何から手を付けたらいいのか...
  • テキストはどれがいいのか...
  • 過去問はどれを解いたらいいのか

初めての受験で迷ってしまう。

出やすい問題から順に、イラストで学べるテキストだと効率的ですね。

この記事でわかること

それでは！チェックしていきましょう。

【秘書検定2級受験生へ】出やすい問題7選で速習！

秘書検定って、友達や家族間では使わない丁寧な言い方や、ビジネスマナーは必須項目です。

他にも冠婚葬祭マナーもあるよね。
覚えることは盛りだくさんて大変そう...

逆をいうと覚えたら合格できる試験です。

接遇用語

初学者だと滑らかに話せないですよね。

でも、秘書検定で接遇用語は1～3級全てで出題される項目なんです。

例えばこのような使い方になります。

基本編
私(自分のこと)わたくし
自分が働いている会社当社・わたくしどもの会社
話している相手の会社御社
頻出編
この前先日
今日本日
あっちあちら
そっちそちら
どうしましょういかがいたしましょうか
忙しいので立て込んでおり
来客応対
来訪者が誰なのかを確認したい恐れ入りますが、
どちら様でいらっしゃいますか
相手の要件を確認したい恐れ入りますが、
どういったご用件でございますか
断るとき・一旦上司に確認するとき
相手の申し出を断るご期待に沿えず申し訳ございません。
その件についてはお引き受けいたしかねます
自分では判断できず上司に確認するとき申し訳ございませんが、私ではわかりかねます。
〇〇に確認した後、改めてご連絡いたします

上記のXで「なんの用」は笑いました(笑)

名刺交換

秘書は来客対応などで、名刺を受け取る機会も多いです。

名刺交換の基本

  • 名刺は両手で渡す・受け取る
  • 相手の名刺を一度見てからしまう
  • 受け取るときは「ありがとうございます」と伝える

受け取った名刺はなくさないように、すぐにバッグにしまう。

まず名刺に目を通し、自分の名刺入れの上に丁寧におく(名刺入れは座布団がわり)

名前の読み方が分からなければ「お名前は何とお読みしたらよろしいでしょうか」と聞いちゃいましょう。

私の経験です。
最初に聞きそびれると、タイミングを逃して聞きにくくなります。

職種問わず役立つので、テキストで一番最初に開いてもいいページかもしれません。

電話応対

新卒だと会社にかかってくる電話をとるのって、ドキドキしますよね！

社内の人の名前すら覚えていないのに、電話対応で更にアタフタしてしまう。

受付や秘書業務なら、どんな時でも落ち着いた丁寧な応対が求められます。

電話だと顔が見えないので、話し方で全てが決まってしまうんです。

状況NG例OK例
電話に出るときもしもしお電話ありがとうございます。
○○株式会社でございます。
担当者につなぐとき少々お待ちください担当に代わります。
少々お待ちくださいませ。

伝言メモで必要な内容

  • 相手の会社名
  • 相手の名前
  • 用件(時と場合による)
  • 折り返しの連絡先

聞き間違いを防ぐため、内容は復唱しておきましょう。

さて、問題です。

会社にかかってきた電話は、終わったらどちらが先に切るのがよいのでしょう？

A：先方(お客様)

B：秘書(自分)

答え：A(基本はかけた方が先に切る。ただし、先方がお客様の時には、相手が切ったのを確認してから切る)

スケジュール管理

上司のプライベート

秘書は上司のスケジュールを管理して、業務が円滑に進める能力が求められます。

スケジュール管理の基本

  • 上司の予定は、ノートや手帳に記号などで分かりやすく記入する(★：来客　◎：出張など)
  • 「株主総会」「定例会」など年間であらかじめ決められているものは、事前に把握しておく
  • 変更や確認のため、「月間予定→前月末に」「週間予定→前週末に」上司に確認をする

ここまでは、テキストを読めば「なるほど」とスムーズに頭に入ります。

よく問われるのが

上司のプライベートも他とのブッキングを避けるため管理する必要がある？

Yes(他の仕事とかぶらないためには必要)

No(上司と部下はプライベートの関係ではない)

答え：No(ただし、状況に応じ自分の手帳など目立たないところで管理し、他とブッキングを避ける)

秘書のドラマを見過ぎていると、この問題は間違えそう(笑)

とはいいつつ、実務では上司のプライベートも管理するケースが高頻度であると思います。(そこは大人の対応で)

変更の依頼の仕方

相手に配慮した言い方が求められます。


例：「恐れ入りますが、予定の変更をお願いできますでしょうか」

文書作成(案内文など)

秘書が取り扱う文章の種類は、社内用・社外用と多くあります。

覚えておくべきメインの文章の名前と内容を表にしました。

文章の種類

【社内文書】

種類内容
稟議書決裁を得るために提出される文書。
上司や経営層の承認を得る際に使用
通達文社員に必要な命令や指示を伝えるための文書
議事録会議の経過や決定事項を記録した文書
通知文会社内での人事異動・規則変更・会議案内など、業務に関する通知や案内文
報告書業務の進捗や結果などを報告する文書。
例：出張報告、会議報告など
回覧文同じ内容を複数人に見せるための文書。
報告や連絡事項などが含まれることが多い

【社外文書】

種類内容
案内状展示会やセミナー、移転などの案内を顧客や取引先に伝える文書
お礼状お礼を伝える文書(贈答・訪問・招待などに対して)
詫び状トラブルや失礼、納期遅延などに対して謝罪の意を伝える文書
紹介状他社や関係者を紹介する文書

文書は何種類もありますが、基本以下の内容は盛り込まないといけません。

  • 宛先
  • 日付
  • 件名
  • 本文
  • 署名など

以下は、ビジネス文書検定２級検定で実際に出題された問題です。

秘書検定2級では、ここまで難しくないので大丈夫。

あくまで参考程度に載せています。

次の内容に従って、オフィスのレイアウト変更作業を知らせる社内通知状を、記書きを交えて作成しなさい。

引用：早稲田教育出版公式サイト

社内外の対応

来客対応の基本

  • 「どうぞおかけくださいませ」
  • 「お手荷物はこちらにお預かりいたします」

「ご～させていただく」は二重敬語

普段使っていても、検定ではマイナスです！

とても参考になるXがあったので、それも見てみてください。

報告メールの言い方

内容NG例OK例
依頼を受けた報告了解しました承知いたしました
対応いたします

「了解です！」って日常では使いがちですが、試験では避けましょう。
丁寧さがカギです。

その他にも普段使いなれない用語があります。

贈答マナー

時には、上司が取引先の慶弔行事に参列することもあります。

その前準備をするのは、秘書の仕事。

失礼のないようしっかり覚えておきましょう。

現金の包み方

まずはお祝い事からです。

引用：包む公式サイト

このようなお祝いの時に使います。

用途表書き贈る心得
結婚祝寿・御結婚御祝・御祝挙式までになるべく早く
金・銀婚御祝金(銀婚御祝・御祝金50年目、銀25年目等の各結婚記念日に
長 寿 祝祝長寿・寿・御祝誕生日当日までに
新築・改築祝御新築(改築)御祝・御祝引越後半月〜2ヶ月以内
出産祝い御出産御祝・御祝出産1ヶ月以内に出産経過をみてから

プライベートでも必要なマナーですね。

次に弔事

引用：包む公式サイト

用途表書きお返しする際の表書き
お通夜・告別式(仏式)御霊前・御香奠・御香料志・粗供養
お通夜・告別式(神式)御霊前・玉串料・御神前志
お通夜・告別式(キリスト教式)御霊前・御花料粗品
法事・法要(仏式)御佛前・御供志・粗供養
法事・法要(神式)玉串料・御神前志
法事・法要(キリスト教式)御花料・御ミサ料粗品

※それぞれの地域、宗教等により使い方が異なります。

これらもひたすら覚えるしかありませんが、文字でいくら読んでも分かりにくいですよね。

そこで、続いては絵で解説された分かりやすいと人気のテキストをご紹介していきます。

しかも、テストに出やすい順番で掲載されているんです。

【秘書検定2級受験生へ】圧倒的おすすめ過去問＆参考書

「出やすい問題を徹底的に学べる参考書」をご紹介します。

初心者～試験直前の仕上げにも使え、「本当にほぼこれ1冊で1発で2級受かりました！」というレビューもありました。

秘書検定2級に面白いほど受かる本

引用：Amazon

おすすめポイント

  • フルカラーだから圧倒的に読みやすいレイアウト
  • 「出やすいテーマ」ごとに整理されていて時短に最適
  • 20年以上愛されてきたロングセラーの最新版

これで合格！秘書検定２級・３級 頻出ポイント＆実戦問題 改訂新版

引用：Amazon

こちらも頻出ポイントがカラーで分かりやすくまとめられています。

おすすめポイント

  • 文書の書き方やマナー全般に至るまで、カラーイラストが盛りだくさんで見やすい
  • 覚えるのに必要な部分は、便利な赤シート付で試験対策に便利
  • 実戦問題を約200問(過去問5回分以上!)が載っている

秘書検定は2級と3級は出題範囲が同じです。

少し難易度が違うだけ。

「2級はちょっと自信がないから3級も併願しようかな」という場合も、このテキスト1冊でOK！

私はテキスト一冊にかけるのは不安。

そういう方は、以下の記事も参考にしてみてください。

私が「2級3級併願」で、両方とも一発合格したテキスト

私は上記テキスト以外、公式のものを2冊使用しています。

2級と3級併願で、両方とも一発合格！

その時のテキストを以下でご紹介しているので、読んでいただけると嬉しいです▼

【秘書検定】いきなり2級は無理？私が実践独学合格法！

テキスト&過去問が「0円」or「2ヶ月99円で読み放題」裏技▼

秘書検定2級おすすめテキスト【後悔しない本5選】

【秘書検定2級受験生へ】出やすい問題7選で速習！まとめ

秘書検定2級はとにかく暗記です。

出やすい問題を重点的に学習すると、テスト対策としては効果的！

今回ご紹介した2冊は出る順でカラーで分かりやすく学べます。

自分と相性のいいテキストが、合格への一番の近道！

あなたの合格を応援しています！

  • この記事を書いた人

もも

アラフォー2児の母｜ 出産後30代で行政書士試験突破｜ 今は資格をいかした在宅ワーカー｜

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